マイナンバーの保管期間とその間の管理のポイント

企業などが業務上の必要のために従業員などのマイナンバーを収集した場合、厳重な保管が必要となりますが、それをいつまでも行う必要はありません。

通称マイナンバー法と呼ばれる法律によって、事務処理を行う目的にのみマイナンバーを保管することができるように定められているので、必要がなくなった時点で廃棄処理したり、電子情報として記録している場合には情報の削除を行う必要があるのです。しかし、用済みになったらすぐに削除すればよいのかというと、そうではありません。

マイナンバー法は、その使用の目的によっては、一定期間の保存することが義務付けられているのです。例えば年末調整に必要な源泉徴収票などの書類を作成する場合に使用した場合は、その源泉徴収票などの書類が対象とする都市の翌年の1月11日から7年間保存することが義務付けられています。

また、労災保険に関する書類作成などに使用した場合には、その事務処理が完結した日から3年間保存する義務があります。このように、使用した目的によってマイナンバーは保管期間が異なるため、その管理には細心の注意が必要となります。

廃棄すべきもの後残っていたり、逆に残すべきものが廃棄されてしまうような事故を避け、作業効率を高めるため、まだ業務上の目的のために使用しているもの、法律により保管義務のあるものを分けて保管し、すぐに廃棄すべきものがそれらに混在しないようにすることが、管理のポイントとなります。

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